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Créer modifier ou supprimer, dans le formulaire principal, des informations sur un client et, dans une table d'un sous-formulaire, la liste de ses factures ( exemple détaillé dans cet how-to ). Afficher la liste des clients dans une table du formulaire principal et la fiche détaillée du client Jai besoin de générer un numéro de facture. J'ai décidé de prendre la même forme qu'une boutique où j'ai travaillé longtemps et d'adopter la formule: ANNÉE-MOIS-JOUR-FACTURE. ce qui donnera en gros , 2012-01-10-002, 2012-01-10-003, etc Là où je bloque, c'est d'incrémenter le numéro de facture par rapport à là 1 Se positionner sur la cellule dont le contenu doit être incrémenté. 2. Positionner le curseur sur le petit carré noir en bas à droite de la cellule. Le curseur prend alors la forme d’une croix blanche. 3. Cliquer-glisser dans le sens qui convient : vers le bas, vers la droite, vers la gauche ou vers le haut. Notes : Jai créer sous la forme "dexcel" d'open office, une feuille de calcul avec des noms, n° et nom de rue, et je voudrais pouvoir générer automatiquement en fin de mois une facture, dans une autre feuille ou sur un autre logiciel d'open office, mais je ne sais absolument pas ou commencer, je n'y arrive pas, on va dire que je patauge un peu Enregistrezles modifications en cliquant sur l'icône "Save" dans le menu . OpenOffice 7 . Accéder au site d'OpenOffice . Tapez "Facture " dans la boîte de recherche . Passez en revue les factures de ventes disponibles. Télécharger la facture de vente en cliquant sur l'option "Utiliser ce" bouton . La facture s'ouvre dans OpenOffice Calc . 8 Site De Rencontre En Belgique Pour Ado. Vous ne vous y retrouvez pas parmi toutes vos factures ? Que ce soit des factures clients ou fournisseurs, un bonne gestion et un suivi permanent est primordial. Un suivi de factures permet par exemple de savoir quel client nous devons relancer et quelles sont les échéances à venir. Petit tour de piste pour savoir comment faire un suivi factures avec Excel. Bien évidemment, il existe de nombreux logiciels de facturation simple ou ERP. Néanmoins si vous cherchez un outil gratuit et efficace, Excel peut tout à fait vous du suivi de facturationEffectuer un tableau de suivi de commande fournisseur sous ExcelTips pour mettre en place un bon suivi de facturationLe suivi des factures fournisseurs ExcelLe tableau échéancier de paiement ExcelComment faire une facture sur Excel ?Questions fréquentes Définition du suivi de facturationLe suivi de facturation est une mission principale dans la gestion commerciale de votre business. Il s’agit de la mise en place d’un processus qui permet de suivre les factures clients, fournisseurs, etc. pour s’assurer du respect des délais de paiement et du suivi des encaissements. Le suivi de facturation centralise les informations qui permettent de gérer les délais de paiement et le suivi des encaissements. Le suivi de facturation offre la possibilité de savoir en temps réel quand une facture a été payée et par qui et c’est ce qui permet pr la suite de gérer sa un tableau de suivi de commande fournisseur sous ExcelPour un suivi de facturation efficace, il est généralement conseillé de bien distinguer la facture client et fournisseur. Un tableau de suivi comporte les éléments suivants le numéro de facture ;la date de la facture ;le nom du client ;le montant de la facture ;le jour de règlement ;l’état de fonction de l’activité de l’entreprise concernée, il est également possible d’ajouter une colonne services » ou prestations ». Ce tableau de suivi peut être complété par une colonne relative au type de règlement chèque, virement etc.Exemple de tableau de suivi de commande fournisseur sous Excel N’oubliez pas de mettre à jour ce tableau de manière quotidienne. Grâce à un suivi régulier, plus besoin de reprendre toutes vos factures pour trouver le dernier montant facturé à tel client. Afin de gagner un temps précieux, il est possible de créer amont un tableau référençant toutes les colonnes pouvant être à choix multiples les services, produits, le type de règlements, etc. Toutes les données fixes d’une facture peuvent être insérées dans une liste déroulante. Le montant final et le numéro de la facture ne sont pas des données figées, elles nécessitent d’être tapées Excel pour créer le tableau de commande fournisseurCréez une nouvelle feuille Excel dans votre tableur à part avec, par exemple, la liste des prestations de l’entreprise cette feuille est nommé Ensemble des prestationsCréez une colonne Prestations et lister toutes les services de l’entreprise exemple standard téléphonique, gestion administrative etc.Retournez sur votre feuille Suivi de facturation clients, par exemple le suivi de facture clients. Sélectionnez l’ensemble de la colonne Prestation de A jusqu’à Z de préférence.Rendez vous dans Données puis Validation des données. Sélectionnez Liste à partir d’une plage de cellules. Pour sélectionner l’ensemble de la liste de vos prestations, cliquez sur le petit icône , une nouvelle petite fenêtre s’ouvre. Rendez-vous sur la feuille de calcul Ensemble des prestations puis sélectionnez l’ensemble de la colonne et cliquez sur le Ok de la nouvelle petite sur la feuille Suivi de facturation clients sous Excel et cliquez sur Enregistrez. Là, une petite flèche apparaîtra dans l’ensemble de votre colonne êtes sous l’eau quant au suivi de la facturation de votre entreprise ? Une aide administrative experte ne serait pas de refus ? Faites appel à nous pour vous libérer de ces tâches chronophages et vous dégager du temps qualifié à consacrer aux activité à plus forte valeur besoin d’aide pour un suivi des facturesTips pour mettre en place un bon suivi de facturationAfin de mettre en place un bon suivi de facturation, une bonne organisation interne est faut que l’entreprise définisse une méthode à suivre et utiliser des outils performants et adaptés à sa stratégie. Pour un suivi de facturation performant et efficace, il faut définir les principes est également indispensable de définir les conditions générales de ventes concernant la facturation L’acompte à verser à la signature du devis ;Le délai ;Le paiement en plusieurs fois ;L’indemnité de retard ;La date limite de suivi des factures fournisseurs ExcelLe même suivi de facturation peut être établi pour les factures fournisseurs. Ce tableau de bord permet d’avoir toujours un œil sur les factures de livraisons, commandes, chantiers, location de matériels etc. Ce tableau de suivi fournisseurs comporte généralement les mêmes éléments qu’un suivi de factures clients le numéro de factures fournisseurs ;la date d’émission ;le nom des fournisseurs ;les montants HT et TTC ;l’échéance de chaque facture ;le jour de exemple Le tableau échéancier de paiement ExcelPour gérer efficacement vos factures, la création d’un tableau échéancier est d’une grande utilité pour connaître l’ensemble les échéances de vos factures clients. Ce type de tableur est très utile si plusieurs versements sont à effectuer. Un tableau de suivi permet de voir rapidement le reste à payer et les pénalités en cas de retard de paiement. Pour calculer rapidement le montant du reste à payer et les pénalités de retard, il vous suffit de faire des calculs élémentaires tels que Soustraction =D2–E2 ; Pour la pénalité de paiement, il suffit de multiplier le montant TTC x le taux des pénalités de retard multiplier par le nombre de jours de retard/365. Un exemple le client Conforto a 21 de retards sur son deuxième versement. Le calcul est à entrer dans la barre de formule =D4*5%*21/365. Comment faire une facture sur Excel ?Encore une fois, de nombreux logiciels de facturation existe pour établir rapidement et efficacement une facture. Certaines entreprises de petites et moyennes tailles peuvent avoir recours à Excel dans un soucis d’économie. Pour rappel, une facture comporte les mentions obligatoires suivantes MentionsPrécisionsLa date d’émissionLe jour où la facture a été transmise au facturéLa numérotationUn numéro unique attribuée à chaque factureLa date de vente ou de prestationLe jour où la vente ou la prestation a été conclueL’identité du facturéLe nom ou la dénomination sociale. L’adresse une adresse de facturation peut-être rajoutée si celle-ci est différente de l’adresse du facturé. Le numéro de SIRET et SIREN s’il s’agit d’un du professionnelLe nom du professionnel. Le numéro de SIREN et numéro individuel d’identification à la TVACela ne concerne pas les factures inférieures à 150€ hors taxesLa désignation du produit ou de la prestationLe nom et la nature du produit. Pour une prestation la main-d’oeuvre et matériaux décompte détaillé du produit ou de la prestationLe détail en quantité et prix du produit ou de la prestationLe prix catalogueLe prix unitaire de chaque produit ou prestation sans TVALa majorationLes éléments ajoutés au prix catalogue comme les frais de transportsLa réduction de prixLes possibles réductions, rabaisLe taux de TVAEn fonction du statut juridique, le professionnel libéral peut être exonéré de la TVALa somme totale à payer HT et TTCLa date du règlementCréez votre facture sous format Excel en indiquant toutes ces informations. Il n’existe pas de format normalisé. Cependant, il est nécessaire de créer un tableau intelligible avec des bordures différentes. Habituellement, les factures sont imprimées. Si vous souhaitez que toutes les lignes de la feuille de calcul n’apparaissent pas dans un soucis esthétique, sélectionnez une Couleur de remplissage blanc. En plus de vous libérer du temps consacré à la gestion des achats et à la administrative, votre assistante Officéo vous vient en aide sur les tâches ADV suivantes L’assistante ADV ;La gestion des devis, des commandes ;Le suivi de paiement ;La relance facture impayée et le suivi des litiges ;Le recouvrement à l’amiable ;La gestion des litiges clients ;Le traitement des réclamations contact avec notre entreprise d’assistance administrative et comptable via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63. Nous évaluerons ensemble le périmètre de votre besoin et y apporterons une solution sans embauche, rapide et adaptée à vos vos marques, prêts, externalisez !Questions fréquentes❓ Pourquoi optimiser son suivi de facturation ? Optimiser son suivi de facturation est très avantageux pour les entreprises pour plusieurs raisons. D’abord cette action même minime soit-elle peut préserver votre trésorerie et réduire le niveau d’endettement. Un suivi des factures vous permettra également de savoir quels clients relancer et quelles sont les échéances à venir.💪 Comment faire la facturation avec Excel ? De nombreux logiciels de facturation vous permettent d’établir rapidement votre facture. Si vous voulez avoir recours à Excel pour faire des économies, sachez qu’une facture doit comporter les mentions suivantes la date d’émission, la numérotation, la date de vente ou de prestation, l’identité du facturé, l’identité du professionnel, le numéro individuel d’identification à la TVA, la désignation du produit, le décompte détaillé du produit, le prix catalogue, la majoration, la réduction de prix, le taux de TVA, la somme totale à payer et la date du règlement.💡 Comment faire le suivi d’une facture ?Pour un suivi des factures efficace, vous devez respecter certaines procédures comme Le renvoi des rappels automatiques de paiement La simplification du processus de paiement L’automatisation du suivi de facturation L’application des pénalités de retard de paiement…✅ Quel est l’intérêt pour la PME d’assurer un suivi de la facturation et des règlements ?Assurer un suivi de la facturation et des règlements permet à la PME de piloter de manière efficace la conduite d’une activité, avoir une vue sur les encours client. Le suivi de la facturation permet également à la PME de savoir quand et pour quel client entamer une procédure de recouvrement. Cela permet, par ailleurs, à la PME d’optimiser le Besoin en Fond de Roulement. Télécharger l'article Télécharger l'article Les bases de données sont bien utiles aujourd'hui, mais leur construction n'est pas si simple. Heureusement, des progrès ont été faits dans le sens d'une simplification et avec Microsoft Access couplé avec des feuilles de calcul Excel, la chose est bien plus aisée, les deux logiciels font partie de la même suite bureautique Microsoft Office Professionnel. En utilisant le bon format de fichier, il est aussi possible d'exporter les données d'une feuille Excel vers un logiciel tiers de gestion de base de données. 1 Exécutez Microsoft Access. Son icône est une série de jetons empilés derrière une feuille rouge marquée d'un A » blanc. Vous parvenez à la page des modèles de bases de données. Access est spécialement conçu pour fonctionner avec les documents d'Excel, les deux faisant de la même suite Microsoft Office Professionnel. Access ne fonctionne que sous Windows. 2 Cliquez sur Base de données vide. Cette option est dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Bien entendu, si vous désirez un modèle prédéfini de base d'accès, vous n'avez qu'à vous servir en cliquant sur l'un de ceux présents en seconde partie de page. 3Cliquez sur Créer. Cette option est dans le coin inférieur droit de la fenêtre surgissante. La base de données Access s'ouvre. 4Cliquez sur l'onglet Données externes. Cet onglet est le quatrième de la barre d'onglets. 5Cliquez sur Importations enregistrées. Dans la barre d'outils, ce bouton est dans la deuxième partie à partir de la gauche, en première ligne. Un menu déroulant apparait. 6Sélectionnez Fichier. Cette option est dans le menu déroulant. Un menu surgissant va alors apparaitre. 7Cliquez sur Excel. En cliquant sur le nom du logiciel, vous allez faire apparaitre une fenêtre d'importation des données contenues dans une feuille Excel préparée par vos soins. 8Cliquez sur Parcourir. C'est en haut et à droite de la fenêtre. 9Sélectionnez votre feuille de calcul Excel. Naviguez jusqu'au dossier qui contient la feuille de calcul Excel, ouvrez-le en doublecliquant dessus, puis cliquez sur la feuille Excel que vous voulez utiliser. 10Cliquez sur Ouvrir. Le bouton est dans le coin inférieur droit de la fenêtre. 11 Précisez le mode de transfert des données. Cliquez sur le bouton radio qui correspond à ce que vous voulez trois possibilités sont offertes. Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active choisissez cette option si vous avez créé une base de données ne contenant encore aucune table ou si vous désirez ajouter une nouvelle table à une base de données déjà existante. En créant une nouvelle table, vous pouvez modifier vos données depuis Access. Ajouter une copie des enregistrements à la table choisissez cette option si vous avez déjà une base de données et que vous voulez ajouter des données à une des tables. Avec cette option, vous pouvez modifier vos données depuis Access. Lier à la source de données en créant une table attachée choisissez cette option si vous voulez créer un hyperlien dans une table qui va lier un fichier Excel dans une base Access. Les données restent dans Excel. Elles sont affichées dans Access dans une table classique. Par contre, depuis Access, il ne sera pas possible d' ajouter, de modifier et de supprimer des données. 12Cliquez sur OK. Le bouton est comme de coutume en bas de la fenêtre. 13 Sélectionnez une feuille. En haut de la fenêtre, cliquez sur le nom de la feuille du document Excel que vous voulez importer. Par défaut, Excel ouvre un classeur contenant systématiquement trois feuilles de calcul dénommées Feuil1 Feuil2 et Feuil3. Il n'est pas possible de transférer plus d'une feuille à la fois. Donc, si, pour votre base, vous avez besoin d'informations provenant des deux autres feuilles, vous devrez procéder au transfert de chacune des feuilles en revenant dans l'onglet Données externes et vous recommencerez l'opération décrite pour la première feuille. Si vous voulez changer le nom des feuilles, faites-le dans Excel, le changement se fera automatiquement dans la base de données Access. 14Cliquez sur Suivant. C'est dans le coin inférieur droit de la fenêtre. 15 Activez les entêtes de colonnes. Si votre feuille Excel contient déjà les titres de colonnes par exemple, en première ligne, cochez la case Première ligne contient les entêtes de colonnes. Par contre, si vous voulez qu'Access crée lui-même les entêtes, laissez cette case décochée. 16Cliquez sur Suivant. 17 Modifiez éventuellement les champs de la feuille de calcul. Si vous désirez importer, sans changements, tous les champs de la feuille de calcul, passez à l'étape suivante. Pour modifier un champ, cliquez sur le nom du champ entête de colonne. Dans la fenêtre de l'assistant d'importation, à la rubrique Options des champs, vous pourrez modifier le nom du champ, le type des données, préciser une éventuelle indexation. Si vous ne désirez pas importer tel ou tel champ, faites-le depuis cette même fenêtre en cochant la case Ne pas importer le champ sauter. 18Cliquez sur Suivant. 19 Précisez la clé primaire pour la nouvelle table. À moins d'être déjà calé en base de données, cliquez sur le bouton radio Laisser Access ajouter une clé primaire, c'est ce choix par défaut qui vous est toujours proposé en première instance. Les autres choix possibles sont Choisir ma propre clé primaire vous entrez dans le champ à droite la clé choisie ou Pas de clé primaire pas très recommandé. 20Cliquez sur Suivant. 21 Donnez un nom à votre table. Dans le champ Importer vers la table, entrez le nom que vous voulez. Par défaut, Access propose le nom du fichier texte. Vous pouvez très bien conserver le nom par défaut de cette base. 22Cliquez sur Terminer. Cette option est en bas et à droite de la fenêtre. 23 Cliquez sur Fermer. Il est dans le coin inférieur droit de la fenêtre. La fenêtre d'importation se ferme et votre base est alors créée. Vous pouvez éventuellement cocher la case Enregistrer les étapes d’importation. Ce faisant, cela vous permettra de répéter rapidement l'opération sans repasser par l'assistant. Publicité 1 Ouvrez votre document Excel. Doublecliquez sur le document Excel que vous voulez intégrer à votre base de données. Si vous n'avez pas de document préétabli, exécutez Excel, cliquez sur Nouveau classeur, puis remplissez votre document. 2Cliquez sur Fichier. Ce menu est dans la barre de menus en haut de la fenêtre d'Excel Windows ou de l'écran Mac. 3Sélectionnez Enregistrer sous. Cette fonctionnalité est dans la liste Fichier. 4 Doublecliquez sur Ce PC. C'est au milieu de la page. Ignorez cette étape si vous travaillez sur un Mac. 5 Sélectionnez un format de fichier. Cliquez sur la liste déroulante Type Windows ou Type de fichier Mac, puis choisissez un format. Si vous utilisez une application de base de données orientée texte, cliquez sur .CSV pour valeurs séparées par une virgule ». Si vous utilisez une application de base de données orientée données, cliquez sur . XML. Si votre document Excel ne contient pas de données XML, ce format sera désactivé, vous ne pourrez pas le choisir. 6Cliquez sur Enregistrer. Le bouton est comme d'habitude au bas de la fenêtre. Votre document est alors sauvegardé sous le format choisi précédemment. 7Créez une nouvelle base de données dans votre application dédiée. La procédure est globalement la même, quelle que soit l'application. Il faut exécuter l'application, puis créer un document nouveau en cliquant sur Nouveau ou Fichier > Nouveau, ensuite vous n'avez plus qu'à suivre les instructions qui s'affichent à l'écran. 8Repérez le bouton Importer. Il est souvent dans le menu Fichier, mais si vous ne le trouvez pas, recourez à l'aide fournie dans l'application en tapant une requête du type importer données ». 9Sélectionnez votre fichier Excel. Repérez, puis doublecliquez sur le fichier exporté depuis Excel. 10Laissez-vous guider. Suivez les instructions données et faites vos choix en fonction de vos besoins. 11Enregistrez la base de données. Comme pour n'importe quel document, faites la combinaison Contrôle+S Windows ou Commande+S Mac. Publicité Conseils Il est également possible de créer gratuitement des bases de données en ligne, la seule contrainte est de créer préalablement un compte sur le site en question. Certains programmes de base de données sont incomplets. Il est possible qu'il vous faille télécharger un programme complémentaire et compatible, en particulier pour ouvrir la base de données. Publicité Avertissements Lors du transfert, il arrive que des données Excel soient manquantes Access signale les éventuelles erreurs. Publicité À propos de ce wikiHow Cette page a été consultée 123 833 fois. Cet article vous a-t-il été utile ? Le fichier clients est un document précieux pour votre entreprise puisqu’il vous permet de répertorier l’ensemble de vos clients, voire même de vos prospects. Utile pour vos actions de communication et/ou commerciales, il est indispensable de le tenir à jour et de fournir un maximum de renseignements. Suivez nos conseils pour créer votre fichier clients et téléchargez gratuitement notre modèle. Pourquoi mettre en place un fichier clients ? En plus de répertorier votre clientèle, le fichier clients possède de nombreux atouts et vous sera d’une grande utilité pour Gagner du temps en regroupant au même endroit vos clients vous gagnerez du temps lorsque vous rechercherez une information précise. Il sera également très simple de mettre à jour les coordonnées par exemple. Analyser votre clientèle en répertoriant des informations précises sur vos clients vous pourrez analyser leurs habitudes de consommation et tirer des conclusions quant à votre stratégie commerciale. Mettre en place des actions de communication grâce à votre fichier clients vous pourrez facilement exporter votre base et les informations souhaitées pour des publipostages et personnaliser des emailings. Mettre en place des actions commerciales en connaissant les besoins, le budget ou encore les fréquences d’achat de vos clients, vous pourrez développer des offres adaptées et pertinentes. À noter que pour gérer vos clients et prospects il existe également des logiciel CRM gratuits. Que contient un fichier clients ? Les données à renseigner dans votre fichier clients dépendent de votre secteur d’activité, mais dans tous les cas vous devez être le plus précis possible. De manière générale, vous devrez indiquer pour chacun de vos clients et éventuellement prospects les informations suivantes Type client ou prospect Nom et prénom Sexe homme / femme Adresse Date de naissance Date de prise de contact Téléphone Email Vous pouvez ensuite rajouter l’historique des achats, les dates des rendez-vous commerciaux et/ou des entretiens téléphoniques, les actions prévues, le budget, le projet souhaité, la provenance du contact etc. Plus vous renseignez d’informations, mieux vous connaissez votre cible. Comment récolter des informations ? Vous pouvez saisir de nouveaux clients lorsque ceux-ci effectuent un achat. Ils peuvent également vous fournir leurs coordonnées lors de l’élaboration d’un devis ou d’un bon de commande, directement sur un salon, lors de rendez-vous commerciaux ou lorsqu’ils prennent directement contact avec vous. Pour les prospects, vous pouvez recueillir leurs informations en mettant en place des jeux concours, des formulaires en ligne ou encore en les invitant à créer une carte de fidélité. Pour vous aider à mettre en place votre fichier client vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle Excel. Télécharger le modèle de fichier clients Afin de vous faciliter son utilisation, de nombreux champs sont déjà renseignés, vous n’avez plus qu’à compléter avec vos informations. Les cellules ont également été formatées et des listes déroulantes ont été créées pour vous permettre une saisie plus rapide. Grâce à notre modèle de fichier clients, vous pouvez facilement l’adapter à votre secteur d’activité en supprimant ou en rajoutant des colonnes selon les informations supplémentaires que vous souhaitez récolter. Établir un devis d’auto-entrepreneur est-ce obligatoire ? Le devis d’auto-entrepreneur ou devis micro-entrepreneur est un document important. En effet, il permet au client d’être informé, en amont, du montant qu’il aura à débourser. Cela lui permet également de pouvoir comparer et sélectionner, en fonction du prix et du contenu de la prestation, l’offre la plus appropriée à ses besoins. L'intérêt du devis peut aussi se révéler au moment de l’émission des factures auto-entrepreneur. Si un différend survient quant au prix à payer ou à la prestation fournie, le devis va alors jouer un rôle probatoire majeur. Il va permettre de trancher le conflit. Dans les relations entre professionnels, il n’est jamais obligatoire de dresser un devis. En revanche, dans les relations de professionnel à particulier, dresser un devis est parfois obligatoire, c’est notamment le cas pour Les services de déménagement ; Les prestations funéraires ; Les travaux dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de maison dépannage, réparation ou entretien ; Les prestations de service à la personne dont le montant dépasse 100€ par mois ; Les prestations dont le montant dépasse ; Lorsque le client en fait la demande. En revanche, si l’auto-entrepreneur intervient en urgence porte fracturée, dégât des eaux, etc., il est dispensé d’établir un devis. Quelles sont les mentions obligatoires du devis auto-entrepreneur ? La rédaction et la forme du devis d’auto-entrepreneur est relativement libre. En effet, il n’existe pas un modèle de devis unique ni un modèle de devis officiel à utiliser. Chaque auto-entrepreneur est donc libre de la mise en page et d’une partie du contenu. Il existe toutefois des mentions obligatoires de devis que l’auto-entrepreneur est tenu de faire figurer dans son document. Ces mentions sont les suivantes Date du devis ; Durée de validité du devis ; Nom et adresse de l’auto-entreprise ; Nom du client ; Date de début et durée estimée des travaux ; Libellé de chaque prestation de service et/ou de chaque article ; Quantité et prix unitaire de chaque prestation du service et/ou de chaque article ; Prix de la main d’œuvre ; Frais de déplacement ; Si l’auto-entrepreneur bénéficie de la franchise de TVA somme totale HT et mention “TVA non applicable, art. 293 B du CGI” ; Si l’auto-entrepreneur est assujetti à la TVA somme totale HT et somme totale TTC. Manuel d'utilisation et de configuration de Devis Facture Express LIGHT Ce manuel regroupe toutes les informations concernant le logiciel Devis Facture Express LIGHT. Ce logiciel est adaptable à toutes les législations et toutes les devises monnaies. Première utilisation Terminologie Le mot document utilisé dans la documentation fait indépendamment référence à un devis ou à une zone de calcul de fin de document est la zone où figurent des calculs de taxe, TTC, remise, décomptes, etc. que l’on trouve à la fin de tous les devis et toutes les factures. Les calculs et les libellés de cette zone sont totalement paramétrables dans le logiciel, veuillez consulter la rubrique Calculs. Ce logo fait référence à une astuce ou un conseil Ce logo fait référence à une note importante ou une attention particulière Votre premier devis Cliquez sur le bouton "Nouveau Devis de la barre" de menu principal située en haut de la fenêtre principale. L’écran qui s’affiche permet de sélectionner un client existant dans le répertoire ou de créer une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton "Plus" . En validant la sélection ou la saisie, vous accédez à la grille de saisie du devis. Saisissez une ou plusieurs lignes dans la grille. Cliquez sur le bouton "Prévisualiser" . Il ne vous reste plus qu’à imprimer le devis ou l’envoyer par mail. Chargez et prévisualisez les devis et factures donnés en exemple pour vous rendre compte des possibilités du logiciel. La couleur verte des lignes et des écrans rappelle que vous travaillez sur un devis. La couleur saumon est réservée aux factures. Configuration de base Commencer par fermer tous les devis et factures ouverts. Ainsi, le tableau de bord principal sera visible. Cliquez sur le bouton "Configurer" en haut à gauche de l'écran principal pour accéder aux paramétrages de votre configuration. Les options par défaut vous conviendront dans la plupart des cas. Il vous suffit donc de suivre les conseils donnés. Dans le premier écran cliquez, sur le bouton "assistant" et saisissez les informations concernant votre entreprise. Supprimez ou remplacez le logo actuel. Eventuellement, personnalisez l’entête en terme de couleurs, polices, tailles, emplacements. un article dédié à la mise en page de votre entête existe plus loin dans ce manuel. Dans le second écran, régler les options comptables. Ceci aura une incidence sur les colonnes disponibles et les calculs de fin de devis et de factures. Dans le 3ème et 4ème écrans, précisez vos conditions générales de ventes. Ne pas toucher à la zone "calculs" pour le moment. C’est dans ces deux écrans que vous pourrez réinitialiser à tout moment les N° de prochain devis et prochaine facture. Le pied de page situé dans le 5 ème écran et déjà pré-rempli grâce à l'assistant, adaptez-le si besoin. Aucune action n’est nécessaire dans le 6 ème et dernier écran. Pour une configuration complète, voir l’article Configuration. Vous pourrez remettre en cause à tout moment les options de configuration. Toutefois, les devis et factures déjà produits ne seront pas modifiés. Seuls les prochains documents seront impactés par votre nouvelle configuration. Fonctionnalités Ajout de ligne Pour ajouter une ligne à la grille, il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter/Plus" situé à gauche de la grille de saisie. La touche INSERT du clavier est également utilisable. Suppression de ligne Pour supprimer une ligne à la grille, il suffit de cliquer sur le bouton "Corbeille" situé à gauche de la grille de saisie. La touche DELETE du clavier est également utilisable. Pour une suppression simultanée de plusieurs lignes voir la sélection multiple. Ordonnancement Vous pouvez facilement monter ou descendre une ligne à l'aide des 2 boutons monter et descendre . Déplacement et saisie dans la grille de saisie La grille de saisie est utilisable en 2 modes édition et déplacement. Pour entrer en édition à la souris Le premier clic sélectionne la cellule, le second clic permet l’entrée en édition, éventuellement un troisième clic permet de positionner le curseur à un endroit particulier si la cellule contient déjà du texte. Pour entrer en édition au clavier Utilisez les touches fléchées et les touches TAB et Shift TAB pour vous déplacer vers la cellule à éditer. Utilisez la touche Retour arrière. Puis éventuellement les touches fléchées et les touches Fin ou Home pour placer le curseur au bon endroit. Pour quitter le mode édition appuyez sur la touche Entrer ou la touche TAB Touches à connaitre pour la sélection de lignes. Lignes contigües -> SHIFT + clic sur la première et dernière ligne du groupe. Les lignes sélectionnées passent sur fond bleu. Lignes disjointes -> CTRL +clic sur chacune des lignes. Les lignes sélectionnées passent sur fond bleu. Insertion d’images et de photos dans les documents Préambule à l'insertion de photos ou d'images dans les devis Les photos numériques et les numérisations de documents dessins, plans, etc. sont très souvent d'une résolution niveau de détail et d'une taille bien supérieure à ce qu'il sera nécessaire pour la confection de vos devis ou factures. Une réduction de la résolution et de la taille de vos fichiers sera souvent nécessaire. Pour cela utilisez votre outil de retouche d'image habituelle et travaillez en cm avec une largeur maxi de 10/11 cm. Emplacement des fichiers images Pour que vos fichiers images soient vus lors de l'utilisation du programme en réseau mais également présents dans vos sauvegardes, il est fortement conseillé de placer les images dans un répertoire réseau commun. En Mode mono poste, placez vos images dans le répertoire Documents\devis_facture_express_light\images L’insertion d’une image Sélectionnez la ligne du document précédant l’emplacement de l’insertion et cliquez sur le bouton "insérer une image" . Localisez et sélectionnez l’image puis validez. Un tag nommé [IMG%100] + le nom du fichier prend place dans le document. Ce tag sera remplacé par l’image en prévisualisation. L'utilisation d'images dans vos documents est une possibilité qui nécessite une compétence dont vous devez disposer en interne. P2F n'assure pas de formation technique pour la confection de vos fichiers images. Diminution / Augmentation de taille à l'impression Si vous souhaitez réduire ou augmenter la taille de l'image pour améliorer la mise en page, jouez sur le paramètre 100 situé dans le tag. Par exemple mettre [IMG%80] ou [IMG%120]. Copier-coller depuis un tableur Sélectionnez et copiez le groupe de ligne dans le tableur. De retour dans DEVIS FACTURE EXPRESS LIGHT, sélectionnez la ligne où l’insertion doit être faite et cliquez sur l'icône "Importer". Dans l’écran d’importation, précisez pour chaque colonne la colonne de réception des données. Exporter vers Excel Le bouton exportation XLSpermet de générer un document au format tableur comme Excel de Microsoft ou Open Office. L’écran d’exportation vous permet de préciser éventuellement un nom et un emplacement de fichier sur le disque. Détails des onglets de configuration L’entête de la page de garde La première et la cinquième page de l’outil de configuration permettent de personnaliser votre page de garde. Cliquez sur un champ présent à l’écran pour le déplacer à la souris et éditer ses propriétés dans la partie basse de l’écran nommée outils forme, couleur, taille, police. Vous pouvez à loisir ajouter de nouveaux champs cadres, textes, informations, lignes. Pour les images et les textes long mémo, il est fortement conseillé de les enregistrer préalablement dans le dossier documents\Devis_Facture_Express_Light\images\’ pour qu’ils soient inclus dans la sauvegarde. La personnalisation des états est une opération qui peut compromettre l’édition des documents en cas de mauvaise manipulation. un assistant vous permet de refaire une nouvelle configuration en cas de dégradation d’un état. La liste déroulante du menu CHAMPS permet de positionner des informations qui proviendront des documents Comme par exemple le nom du client des devis et des factures. Le corps des documents La seconde page de l’outil de configuration formalise le corps des documents en fonction de votre devise symbole monétaire comme €, vos obligations comptables et vos préférences de gestion. Tous vos prochains devis et prochaine facture utiliseront les options définis ici, prenez soin de bien configurer cette onglet en demandant conseil à votre comptable si nécessaire. Onglets spécial Devis et spécial Factures. Le troisième et quatrième onglets vous permettent de spécifier vos conditions de ventes, mais également de personnaliser la zone de calcul de fin de document. Voir l'article Calculs. Le suivi automatique de la numérotation est paramétrable et réinitialisable ici. Les devis et factures existants ne sont pas modifiés par un changement des options comptables ou règles de calculs. Options réseau Les options divers et réseaux sont disponibles dans le sixième et dernier écran. Il existe plusieurs besoins et plusieurs techniques pour une mise en réseau. Dans l'article Travail avec plusieurs ordinateurs des cas d'utilisation y sont répertoriés. Commencez par lire cet article pour identifié votre besoin réel et la solution technique la plus adaptée y est présentée. Vous devez installez le programme sur chacun des PC. Puis les mettre en réseau plusieurs solutions sont possibles Réseau local avec partage d'un dossier et attribution de lettre réseau Réseau local Workgroup avec chemin nom de machine et nom de dossierServeur de fichiers type NASServeur distant type VPN abonnement a prendre chez un prestataire A distance, il est impossible de configurer votre réseau. Si vous n'avez pas la compétence en interne, prévoyez l'assistance d'un technicien local. la documentation pour la mise en réseau se trouve ci dessous. Important La suite de cet article est destiné à l'administrateur réseau informatique de l'entreprise. Assurez-vous de disposer des compétences informatiques en interne ou de faire intervenir un technicien. Mise en réseau Sur la machine retenue comme serveur, le dossier nommé c\utilisateursusers \ compte utilisateurs\Publics \ Documents publics \Appdata répertoire caché\roaming\Devis facture express light datas\ . Ce dossier contient les données communes et nécessaires au fonctionnement en réseau. Vous devez vous assurer que ce dossier soit partagé ou copié a un endroit partagé. Sur le ou les postes clients, lancez l’explorateur et sélectionnez l’icône réseau avec le bouton droit de la souris. Retrouvez le dossier partagé et attribué une lettre de lecteur la lettre Z \ est sélectionnée par défaut. Faire pointer le dossier dessus. Cliquez sur Terminer. Sur les postes clients , lancer Devis facture Express light , cliquez sur le bouton configuration allez en page 6. Définissez le chemin vers machine et faites pointer le lecteur vers Z\ si c’est le cas. Testez et validez. Après avoir effectué vos modifications, validez-les avec le bouton situé en bas de l’écran. Gérer la numérotation des devis et factures Lors de la création d’un devis ou d’une facture, un numéro unique est proposé par défaut. Ce numéro s’incrémente de 1 +1 à chaque nouveau document même si vous n’enregistrez pas ce document et ceci pour éviter un conflit dans la numération avec les autres postes du réseau. Par contre, vous pouvez à tout moment réinitialiser ces numéros dans les onglets 3 et 4 de l’outil de configuration. Prenez-soin de suivre scrupuleusement votre numérotation, c'est une obligation comptable. Gestion des documents Archivages des vieux documents L’outil d’archivage se trouve en bas de l’écran ouverture des devis et factures. Il permet de déplacer les documents sélectionnés case à cocher de la première colonne vers un dossier d’archive et ainsi limiter le nombre de lignes dans les listes. Le bouton Archive de la barre d'outil principal permet la manipulation inverse en restaurant un dossier archivé. Il est possible de pré visualiser le contenu d’un dossier avant de la désarchiver en cliquant sur le bouton détail. Actions multiples dans l'écran Ouvrir La case à cocher à droite de chaque ligne permet une sélection multiple et ainsi de réaliser des actions groupées en ouverture, archivage et suppression. Remplacement des mots DEVIS et FACTURE Dans l’écran de configuration, Il est possible de modifier les mots devis et facture. Ceci permet de réaliser d’autres types de documents si cela se prête mieux à votre activité. Quelques exemples Pour un bailleur Avis d’échéance et quittance. Pour des documents en langue anglaise Cotation et Invoice. Les styles personnalisés La mise en page de Devis facture Express light par défaut permet déjà de choisir sa police d’impression et ses couleurs de grille. Mais vous pouvez, depuis le tableau de bord, appeler l’écran de gestion de styles personnalisés. Dans cet écran, vous pouvez ajouter un style ou en modifier un existant en jouant sur les possibilités suivantes • Type de police de caractères• Couleur de la police de caractères• Appliquer un retrait depuis le bord gauche• Appliquer un enrichissement gras, souligné, italique• Précéder l’impression du libellé d’une ligne vierge.• Forcer le texte en majuscule. Un style doit disposer d’un nom unique de 6 caractères maximum. Ceci permet de le nommer en début de texte de chacune des lignes de la grille. Le code du style doit être saisi entre crochet [ ]. Exemple [GRAS] mon texte donnera mon texte à l’impressionSi bien sûr, vous avez créé le style GRAS avec l’attribut gras’ coché. En sélectionnant plusieurs lignes dans le document le style voulu est appliqué à l’ensemble des lignes. Catalogue des prix Le catalogue de prix vous permet de saisir les prix, unités, quantités par défaut de vos produits et prestations. Une fois votre catalogue saisi, il sera à votre disposition pour remplir rapidement vos documents par l’intermédiaire du bouton format 2 caisses produits. Sélection dans le catalogue de prix Pour gagner du temps de saisie, vous pouvez sélectionner des produits ou des prestations dans votre catalogue de prix. Le bouton Catalogue Prix-Produits ouvre le catalogue en mode sélection. Recherchez votre prestation et double-cliquez sur son nom. La même opération est possible en cliquant sur la prestation puis sur le bouton sélectionner. Une fois les prestations récupérées, fermez la fenêtre de préparation du catalogue des produits et des prix est accessible depuis le bouton "Catalogue des prix" de l'interface principale. Visualisation du rendu des documents Une fois votre document saisi, en cliquant sur le bouton prévisualiser de la barre d’outil document, une prévisualisation vous propose une vue du document tel qu’il sera produit. Vous disposez, à cette étape, d’outils de zoom et de navigation pour vous déplacer dans le document, mais également la possibilité de diriger le document vers une imprimante, un mail ou un fichier PDF. Les devis peuvent être imprimés sans les prix. Vous pouvez vous servir de cette possibilité pour donner une liste des travaux a vos employés ou encore demander à un fournisseur de calculer les achats nécessaires pour votre prestation. Impression En cliquant sur le bouton imprimante, vous pourrez définir l’imprimante de votre choix et le nombre d’exemplaires à imprimer. Envoi par mail Il n’est pas nécessaire d’imprimer un document, puis de le numériser pour l’envoyer par mail. Il suffit de cliquer sur le bouton "mail". La saisie de l’adresse mail du destinataire n’est nécessaire que si le champ mail de la fiche client n’est pas la première utilisation, les paramètres de connexion doivent être saisis. Ils vous sont généralement donnés par votre fournisseur de messagerie. les détails de la configuration messagerie font l'objet d'un article dédié. Vous pouvez également définir jusqu'à 5 types de messages prédéfinis. Pour cela, cliquez sur 1 des 5 boutons situés sous le message. Des champs chevronnés vous permettent de construire un message type dynamique en fonction du document courant. Le ou les destinataires du mail reçoivent un message incluant une pièce jointe au format PDF. Enregistrement au format PDF Le format PDF permet de générer un document généralement compatible avec la plupart des ordinateurs. Répertoire client Le fichier client vous permet de retrouver rapidement un contact. Ce fichier s’alimente lors de la création des devis et des factures. Mise à jour en ligne C’est à votre demande que le programme sera mis à jour et ceci sans toucher aux données déjà saisies. Les Calculs Personnalisation des calculs de fin de documents Par défaut, Devis Facture Express LIGHT propose 3 modes de calcul de fin de document•Sans TVA pour les Auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs.•Avec un taux de TVA à valable pour le devis ou la facture.•Avec 2 taux de TVA et 10 % pour les entreprises du bâtiment. Il est possible de créer d'autres modes de calculs, si les 3 proposés ne sont pas adaptés à votre activité. Ces 3 modes de calculs sont automatiquement sélectionnés en fonction de l’option comptable choisie dans l’écran de configuration partie options comptables. Quelques exemples Gestion d’une zone remise en % ou en valeur fixe Gestion d’une zone acompte demandé dans les devis Gestion d’une zone acompte reçu dans les calculs Ajout d'un troisième taux de TVA En ayant la possibilité de choisir sa devise monnaie, son ou ses taux de taxes, ainsi que ses calculs, Devis Facture Express LIGHT peut fonctionner avec toutes les législations existantes et à venir. L'éditeur L'éditeur fonctionne comme un tableur. Chacune des 7 lignes dispose d'une colonne nommée libellé où vous devez saisir un texte explicatif. En l'absence de texte la ligne complète ne sera pas imprimée. D'une colonne taux où vous pouvez saisir un pourcentage. Si ce taux correspond à une TVA, cochez la case située à droite du taux. Exemple si la cellule A3 contient 20, cette valeur peut être utilisée dans une des 7 cellules de la colonne B en tapant simplement A3. Une colonne nommée B colonne des totaux permet les calculs, le principe d'utilisation de cette colonne B est le même que celui de la colonne A . Cet outil de calcul mini tableur un interpréteur algébrique. Il dispose de tous les opérateurs d'une calculatrice et est capable d’utiliser tous les nombres réels négatifs et positifs, mais aussi tous les opérateurs suivants + - * / . L’interpréteur reconnaît aussi des variables pré-calculées. Variables pré-calculées TOTAL = la somme de tous les prix de la colonne total du les documents Multi-TVA les variables TX1 à TX7 donne la somme de TVA de même variables A1 à A7 donnent valeur du Taux contenu dans la celluleLes variables B1 à B7 donnent valeur du calcul par la formule qu’elle contient. Retenez que les calculs s’effectuent ligne après ligne de 1 à 7. IMPORTANT La personnalisation des calculs peuvent s'effectuer à deux les onglets spécial Devis et spécial Facture de l'écran de configuration. Les règles de calculs que vous y programmerez seront valables pour tous les devis et factures à venir et uniquement a venir. Une zone saisie de valeurs vous attend dans ces écrans pour réaliser les tests de validité de vos formules de calculs. Dans l'écran de saisie des devis et des factures Les règles de calculs que vous y programmerez seront valables uniquement pour le devis ou la facture en cours. Vous pouvez passer du mode visu au mode modification des formules à l'aide du bouton situé au dessus de la zone de calculs. Liste des "comment faire" Comme faire pour sauvegarder régulièrement et rapidement sa saisie ? Touches CTRL+S ou cliquer sur bouton de la barre d’outils de gauche. Un message vous confirmera le bon déroulement de l’opération. Comment saisir une nouvelle fiche client ? La saisie d’une fiche client se fait lors de la création du document. L’écran de sélection du client permet de créer une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton . Le répertoire client se prête aussi à cette opération. Comment faire une recherche sur un mot ou un nom ? En bas de liste, vous disposez d’un champ de saisie. Tapez un mot et les boutons suivant’ et précédent’ vous permettront de naviguer parmi toutes les lignes contenant ce mot. Le bouton Surbrillance’ permet de localiser visuellement le mot recherché. Si le mot n’est pas présent dans la liste, la zone de saisie devient rouge. Ce principe de recherche est disponible dans les écrans d’ouverture et de saisie des devis et des factures, dans le répertoire clients et dans l’écran des archives. Comment faire une sauvegarde ? La sauvegarde vous garantit de pouvoir récupérer vos données suite à un plantage ou une fausse manipulation. N’hésitez pas à en programmer souvent. Un assistant vous guidera en vous proposant un chemin de destination et un nom par défaut pour la sauvegarde. Voir l'article faire une sauvegarde Comment faire un sous total ? Il existe un code de styles personnalisés réservé nommé STOTAL qui, lorsque il est présent sur une ligne de libellé, imprime le sous-total de toutes les lignes précédentes. Pour obtenir ce sous-total, sélectionnez la dernière ligne du groupe, cliquez sur le bouton style et choisissez le menu nommé STOTAL. Comme tous les styles, STOTAL est personnalisable. Si vous souhaitez personnaliser ce style, voir la rubrique sur les styles personnalisés. Comment assurer la légalité de ses devis et factures ? La réimpression d’une facture datant de plusieurs années est possible techniquement, mais il est possible que depuis vous ayez changé de logo, capital social, adresse. L’original de l’époque et la réimpression peuvent donc différer. C’est pourquoi il est obligatoire que vous produisiez en même temps que le document initial une copie au format PDF que vous devez remettre à un tiers de confiance. voir la DGI -> Tiers de confiance. Se mettre en copie de tous ses envois par email est aussi une solution de sécurisation par horodatage et stockage. Comment obtenir des titres et des sous titres dans mes documents ? Saisissez les textes devant composer vos titres et sous-titres aux divers emplacements souhaités, puis, sélectionner à la souris en tenant la touche CTRL enfoncée toutes les lignes à titrer. Cliquez sur le bouton de la barre d’outils de gauche. Effectuez éventuellement la même opération pour les sous-titres. La police de caractère, la couleur et le retrait à gauche sont paramétrables avec les styles personnalisés. Comment visualiser mes documents sur mon Smartphone ou ma tablette ? Installez sur votre PC un logiciel de Cloud Computing SkyDrive, GoogleDrive ou autre et placez un exemplaire de vos documents au format PDF dans le répertoire de synchronisation de votre PC. Installez le logiciel Cloud compatible sur votre appareil mobile. Vos devis et factures vous suivront ainsi dans tous vos déplacements. Comment appliquer un Pourcentage ? Indépendamment de la colonne remise qui elle reste visible à l’impression, vous souhaitez peut-être appliquer un pourcentage en plus ou en moins à certaines lignes de vos devis mais que cela reste invisible à votre destinataire. Pour cela, à la souris en tenant la touche CTRL enfoncée .Cliquez sur toutes les lignes à modifier, puis cliquez sur l’outil et saisissez un pourcentage. N’oubliez pas le signe moins en cas de baisse de x %. Comment corriger un texte ? Devis Facture Express Light propose un correcteur orthographique dans la barre d’outils . Ce correcteur pourra être enrichi par vos soins avec les noms de marques et matériels propres à votre activité. Il est à noter que ce dictionnaire personnel sera sauvegardé et sera disponible sur les autres postes du réseau. Comment consulter le contenu d’un document sans l’ouvrir ? Il n’est pas nécessaire d’ouvrir un document pour consulter son contenu. Dans la fenêtre d’ouverture de devis ou de facture, cliquez sur la ligne désirée et faites à nouveau un clic droit à la souris. Le contenu du dossier s’affiche. Un second clic droit referme la prévisualisation. Comment utiliser le copier-coller ? Il est possible de sélectionner, mémoriser et insérer une ligne ou plusieurs lignes par un copier-coller interne à DEVIS FACTURE EXPRESS LIGHT. Cliquez sur le bouton "Copier" . Le nombre de ligne mémorisé est affiché un court instant. Sélectionner l’emplacement la ligne où le groupe mémorisé doit être inséré et cliquez sur le bouton "coller" . L’emplacement du collage peut se trouver dans un autre devis ou une autre facture. Comment transformer un devis en facture ? Ouvrez votre devis et cliquez sur l’outil . Après confirmation, une facture sera créée et affichée à l’écran. Comment dupliquer un devis ou une facture ? Ouvrez le document à dupliquer et sélectionnez toutes ses lignes CTRL+SHIFT sur la première et dernière ligne. Cliquez "Copier" dans la barre d’outil. Créer un second document vierge et cliquez "Coller" dans la barre d’outils. Comment faire un AVOIR ? Les avoirs sont des factures à montant négatif. Créez une facture puis soit changer le mot FACTURE en AVOIR, soit mettre Avoir dans le libellé d'une ligne en précisant aussi la raison de l'avoir et tapez une quantité à 1 et le montant en négatif. Comment personnaliser les conditions de vente avec des montants et des calculs ? Utiliser les noms de cellules de A1 à A7 pour les pourcentages et les cellules de B1 à B7 pour les montants. Vos formules doivent être encadrées par des crochets []. les calculs y sont possibles et la fonction arrondi vous permet comme son nom l'indique d'arrondir le montant. Cas particulier des pourcentages taggué avec un % en fin de formule pour remplacer le symbole monétaire final par le symbole % voir l'exemple ci dessous. Quelques exemples 1/ Pour le solde d'une facture après acompte TTC de 180 € en B3 et acompte reçu de 50€ en B4 Reste à régler [B3-B4]. donnera Reste à régler 130€. 2/ montant lors des travaux en 3 phases TTC en B3 Acompte demandé à la signature 20 % soit [B3/100*20] Acompte demandé à la livraison du matériel 25% soit [B3/100*25] 3/ acompte arrondi à l'euro près TTC de € en B3 Acompte de 20% arrondi à [arrondi B3/100*20;0]. donnera Acompte de 20% arrondi à 36€. 4/ Faire figurer le taux de TVA en A2 Application du taux de TVA de [A2%] donnera Application du taux de TVA de

creer une facture sur open office